A melhor forma de agrupar documentos no condomínio é utilizando uma estrutura lógica baseada nos departamentos ou funções do condomínio (Financeiro, Jurídico, Manutenção, etc.), similar a como a imagem anexa agrupa por tipo de documento (ATA DE REUNIAO, CONTRATO, etc.). Essa organização facilita o acesso, a prestação de contas e a localização de documentos com diferentes prazos de guarda.
Estrutura Sugerida de Pastas/Categorias
Seja em um sistema digital (pastas no computador/nuvem) ou em arquivos físicos, organize por categorias principais e subcategorias anuais ou mensais:
1. Documentação Legal e Institucional (Guarda Permanente)
Esta categoria contém os documentos fundamentais do condomínio.
- Convenção do Condomínio: O documento principal que rege as regras gerais.
- Regulamento Interno (ou Regimento Interno): Detalha as normas de convivência, uso de áreas comuns e regras para pets.
- Atas de Assembleia: Livro de atas e livros de presença, organizados por ano e tipo (AGO/AGE).
- Plantas e Projetos do Edifício: Plantas arquitetônicas, hidráulicas, elétricas, AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros).
- Cartão CNPJ e Inscrição na Receita Federal.
2. Financeiro e Contábil (Guarda Mínima de 5 a 10 Anos)
Esta é a pasta que compõe a prestação de contas mensal e anual.
- Prestação de Contas Mensais: Subpastas por ano, e dentro de cada ano, pastas por mês.
- Documentos Internos: Balancetes, demonstrativos de receitas e despesas.
- Comprovantes de Pagamento: Contas de água, luz, gás, tributos (IPTU, PIS/COFINS), INSS, FGTS, etc.
- Recibos de Quitação: Recibos de pagamento de fornecedores e prestadores de serviço.
- Extratos Bancários e Conciliações: Todos os meses e anos.
- Pastas de Inadimplência: Documentos de cobrança de condôminos.
3. Contratos e Terceirizados (Guarda Permanente ou por Prazo do Contrato)
Todos os contratos assinados pelo condomínio.
- Contratos de Manutenção: Elevadores, bombas d’água, portões automáticos, geradores.
- Contratos de Prestação de Serviços: Empresa de limpeza, jardinagem, administradora, auditoria.
- Contratos de Seguro: Apólice de seguro do condomínio contra fogo, vendaval, etc..
- Contratos de Obras e Reformas.
4. Recursos Humanos e Pessoal (Guarda Mínima de 5 a 30 Anos)
Documentação referente a funcionários diretos ou terceirizados.
- Funcionários: Fichas de registro, holerites, férias, 13º salário, exames admissionais/demissionais.
- Prestadores de Serviço: Contratos, documentos da empresa (CNPJ, CNDs).
5. Correspondências e Notificações
Comunicações gerais, circulares, notificações extrajudiciais e multas aplicadas.
É fundamental que todo condômino tenha acesso a esses documentos, desde que solicitados com antecedência para consulta. A digitalização e o uso de um software de gestão (como o da imagem) facilitam esse processo.
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