Para agrupar os tipos de agendamento no condomínio de forma eficiente, a organização deve ser centrada no tipo de recurso a ser agendado (áreas comuns, serviços ou compromissos administrativos), facilitando a gestão do espaço, a aplicação de regras específicas e a visualização na agenda geral.
A estrutura apresentada na imagem (COMPROMISSO, ORGANIZACAO, COTACAO DE COMPRAS, LIGAR PARA..., ASSEMBLEIA) é um bom exemplo de como categorizar tarefas internas da gestão.
Agrupamento de Agendamentos de Áreas Comuns (Moradores)
Este é o agrupamento mais comum para os moradores e deve ser claro e intuitivo:
- Lazer e Eventos:
- Salão de Festas (Evento com regras específicas, taxa de reserva e caução)
- Churrasqueira (Períodos mais curtos, regras de limpeza)
- Piscina (Agendamento de horários específicos se necessário, devido a restrições de capacidade ou manutenção)
- Quadra Esportiva / Espaço Gourmet (Agendamento por hora ou período)
- Serviços e Infraestrutura:
- Mudança (Agendamento obrigatório para controle de entrada/saída e uso do elevador de serviço)
- Uso do Elevador (Para transporte de grandes volumes, geralmente em horários específicos)
- Visita Técnica / Prestador de Serviço (Agendamento na portaria para controle de acesso)
Agrupamento de Agendamentos Internos (Gestão e Administração)
Para o síndico, zelador e administradora, os agrupamentos devem focar nas atividades de gestão:
- Reuniões:
- Assembleia Geral Ordinária (AGO)
- Assembleia Geral Extraordinária (AGE)
- Reunião do Conselho (Fiscal e/ou Consultivo)
- Reunião com Administradora
- Tarefas e Prazos:
- Compromisso (Como na imagem, um agendamento genérico)
- Cotação de Compras (Como na imagem, agendar prazo para coleta de preços)
- Manutenção (Agendar visitas de técnicos de manutenção preventiva)
- Vencimento de Contrato (Lembrete de renovação de apólice de seguro, por exemplo)
- “Ligar para…” (Como na imagem, um lembrete de comunicação)
- Financeiro/Jurídico:
- Auditoria Contábil
- Reunião com Advogado
- Prestação de Contas (Data limite para o balancete mensal)
A utilização de um software de gestão condominial com categorias configuráveis facilita a organização e evita conflitos de agendamento.
x #
x
x #
x
x #
x
x #
x
x #
x
x #
x
x #
x
x #
x
x #
x