Agrupar os locais de instalação de ativos imobilizados deve ser feito de forma lógica, funcional e prática, visando facilitar o controle patrimonial, a manutenção e a localização física dos itens. O método escolhido depende do tamanho e da complexidade do condomínio.
Aqui está um passo a passo e as melhores práticas sobre como agrupar:
1. Defina o Objetivo do Agrupamento
Antes de começar, saiba por que você está agrupando. Os principais objetivos são:
- Inventário Físico: Agrupar por localização física facilita a checagem dos itens in loco (ex: ir à “Academia” e verificar todos os itens listados para lá).
- Manutenção: Agrupar por área ajuda a programar manutenções preventivas em equipamentos daquela área específica (ex: checar todos os motores da “Casa de Máquinas”).
- Responsabilidade: Definir um “responsável” pela área (zelador, síndico, morador do conselho) que pode reportar problemas nos ativos daquele local.
2. Escolha o Critério Principal de Agrupamento
Em condomínios, o critério mais eficiente é por Área Comum ou Setor Físico.
Evite agrupar por tipo contábil neste momento (ex: “todas as TVs juntas”), pois isso não ajuda a localizar o item fisicamente no condomínio.
Exemplos de Níveis de Agrupamento:
Você pode usar uma estrutura hierárquica (nível superior e nível inferior):
| Nível Superior (Macroárea) | Nível Inferior (Local Específico) |
|---|---|
| Áreas de Lazer | Salão de Festas |
| Áreas de Lazer | Academia |
| Infraestrutura | Portaria / Hall Social |
| Infraestrutura | Garagem (Subsolo 1) |
| Técnico | Casa de Máquinas |
3. Crie Códigos ou Nomenclaturas Claras
Use nomes curtos e descritivos ou códigos para identificar cada grupo.
ADM– Administração (Escritório do Síndico)SLF– Salão de FestasACM– AcademiaPTR– PortariaCMAQ– Casa de MáquinasSEG– Segurança (Central de Monitoramento)
4. Vincule Cada Ativo ao Seu Grupo de Localização
O passo final é registrar cada item individualmente e atribuir a ele um código ou nome de localização específico.
- Item: Esteira Ergométrica (Patrimônio nº 005)
- Grupo Contábil: Equipamentos de Ginástica
- Local de Instalação (Agrupamento): ACM – Academia
- Item: Câmera Speed Dome (Patrimônio nº 082)
- Grupo Contábil: Equipamentos de Segurança
- Local de Instalação (Agrupamento): SEG – Segurança / Garagem (Subsolo 1)
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