O que é #
Procedimento interno periódico que visa revisar e validar as movimentações, registros e conformidades operacionais e financeiras realizadas no sistema FyCondo.
A auditoria é fundamental para garantir a integridade dos dados e a prestação de contas à diretoria, conselho e condôminos.
Para que serve #
- Verificar a consistência das informações registradas no sistema.
- Identificar falhas, omissões ou irregularidades processuais.
- Validar fluxos operacionais e financeiros frente aos documentos oficiais.
- Servir de base para a prestação de contas e decisões corretivas.
Tópicos e boas práticas de auditoria #
1. Auditoria de documentos e anexos #
- Verifique se todos os documentos obrigatórios estão devidamente cadastrados e anexados, incluindo:
- Contratos com fornecedores e prestadores
- Atas e editais de assembleias
- Autorizações, orçamentos, notificações e relatórios
Boa prática: Use o relatório de documentos por tipo para cruzar com eventos e registros realizados.
2. Auditoria de movimentações financeiras #
- Compare registros de pagamentos e receitas com extratos bancários e comprovantes físicos.
- Use os relatórios de despesas (Doc 821) e de receitas (Doc 822) para filtrar por período, tipo e origem.
- Verifique pendências de aprovação (Doc 614) e pagamentos aprovados (Doc 616) não baixados ou sem documento vinculado.
Boa prática: Mantenha a política de anexar comprovantes obrigatórios antes da aprovação final de qualquer pagamento.
3. Auditoria de permissões e acessos #
- Revise os acessos de usuários ativos no sistema (Doc 1010).
- Verifique se os perfis têm apenas os privilégios necessários.
- Use a tela de LOGs (Doc 1105) para rastrear ações críticas por usuário (edições, exclusões, aprovações).
Boa prática: Bloqueie imediatamente o acesso de ex-funcionários ou ex-membros da diretoria.
4. Auditoria de cadastros essenciais #
- Valide se unidades, moradores, pets, prestadores, fornecedores e ativos estão atualizados e sem registros duplicados.
- Verifique se há vínculo correto entre unidades e moradores/proprietários (Doc 511/520).
- Acesse o relatório de unidades e moradores (Docs 811 e 812) para detectar inconsistências.
Boa prática: Faça revisões mensais nos cadastros críticos e sinalize campos obrigatórios não preenchidos.
5. Auditoria de compromissos e tarefas #
- Use os relatórios de pendências (Docs 731 a 734) para identificar:
- Ações atrasadas
- Tarefas sem responsável
- Agendas expiradas
- Solicitações não respondidas
Boa prática: Estabeleça uma rotina semanal de conferência e encerramento das pendências concluídas.
Ferramentas de apoio no FyCondo #
| Recurso | Finalidade principal |
|---|---|
| Relatórios gerenciais (800+) | Análise de dados consolidados e exportação |
| Consulta de LOGs (Doc 1105) | Rastreio de ações por usuário |
| Relatórios de pendências (Doc 734) | Consolidação de tarefas, ações e solicitações em aberto |
| Relatórios de documentos (Doc 870+) | Verificação de arquivos vinculados |
Cuidados #
- Evite confiabilidade plena em relatórios sem confrontar dados com documentos anexados.
- Nunca realize auditoria com o mesmo perfil de quem opera o sistema.
- Documente os achados de auditoria com prints, relatórios e observações salvas em PDF.
Periodicidade recomendada #
| Tipo de auditoria | Frequência mínima sugerida |
|---|---|
| Documental | Trimestral |
| Financeira | Mensal |
| Acessos e permissões | Mensal ou em transição de gestão |
| Pendências e tarefas | Quinzenal |