O que é #
Processo sistematizado para planejamento, convocação, realização, registro e acompanhamento das assembleias ordinárias e extraordinárias do condomínio, com total controle documental e de participação.
Para que serve #
- Formalizar decisões coletivas da gestão condominial.
- Cumprir exigências legais e do regimento interno.
- Registrar a vontade dos condôminos, com segurança jurídica.
- Manter a transparência e rastreabilidade de todos os atos deliberativos.
Etapas e boas práticas da rotina de assembleia #
1. Planejamento e convocação #
- Crie a assembleia via Cadastro de Assembleias (Doc 581).
- Defina tipo (ordinária ou extraordinária), data, local e participantes.
- Vincule pautas previamente registradas (Cadastro de Pautas – Doc 457).
- Geração automática do edital de convocação com base nos dados cadastrados.
- Envio de notificações por e-mail com comprovação de entrega (Consulta de e-mails – Doc 720).
Boa prática: Use a funcionalidade de anexos para incluir documentos de apoio.
2. Gestão da presença #
- Utilize a tela de Registro de Presenças (Doc 582 – Operações de Assembleias) no dia da reunião.
- Valide os presentes por unidade e vínculo (proprietário, morador, procurador).
- Controle de quórum em tempo real para validação de votações.
Boa prática: Ative o modo de assinatura digital (quando habilitado) para comprovação dos presentes.
3. Votação e deliberações #
- Lance os tópicos votados na aba de Deliberações, associando:
- Pauta
- Tipo de decisão (unânime, maioria simples, etc.)
- Resultado (aprovado, rejeitado, encaminhado)
- Permite registro de observações, abstenções e justificativas.
4. Geração automática da ata #
- Sistema consolida as presenças, pautas e decisões em um modelo de ata.
- Disponibiliza para assinatura digital ou impressão.
- Anexada diretamente ao cadastro da assembleia e enviada aos participantes.
Boa prática: Revise e aprove a ata com o presidente da assembleia antes de enviá-la.
5. Encaminhamentos e ações decorrentes #
- As decisões tomadas são refletidas em:
- Tarefas (Doc 652)
- Notificações (Doc 631)
- Ocorrências (Doc 633)
- Acompanhe os desdobramentos em pendências (Doc 734) para garantir execução.
Cuidados #
- Verifique a composição do quórum com base no número de unidades adimplentes.
- Não altere registros de votação ou presença após o encerramento da assembleia.
- Evite convocar assembleias com pautas vagas ou genéricas. O sistema exige vínculo claro com temas previamente cadastrados.
Como influenciam outras telas #
| Tela / Recurso | Relação direta |
|---|---|
| Cadastro de pautas (Doc 457) | Vincula os temas da assembleia |
| Cadastro de notificações (Doc 631) | Envio automatizado do edital |
| Relatórios de presença | Geração de evidências jurídicas |
| Pendências (Doc 734) | Acompanhamento de ações derivadas das decisões |
Exemplo prático #
7 dias antes da data da assembleia, a síndica Luciana:
- Cadastra o evento no sistema
- Escolhe pautas registradas previamente
- Anexa a previsão orçamentária do exercício
- Envia o edital por e-mail com confirmação de leitura
- No dia da assembleia, lança presenças e decisões
- Gera a ata, envia para assinatura e anexa no sistema
- Cria tarefa para contratar empresa de portaria (decisão aprovada)