O que é #
Monitoramento sistemático das tarefas cadastradas no sistema, distribuídas entre os responsáveis, com foco no andamento, conclusão e reatribuições. Essa rotina é essencial para garantir o cumprimento dos compromissos operacionais, administrativos e de manutenção.
Para que serve #
- Acompanhar o progresso das tarefas atribuídas por setor, colaborador ou prestador.
- Identificar gargalos, atrasos ou tarefas em aberto que afetam o bom andamento do condomínio.
- Reorganizar prioridades semanais, redistribuir demandas e orientar a equipe.
- Dar transparência à execução das obrigações rotineiras e extraordinárias.
Boas práticas para rotinas semanais #
1. Revisar o painel de tarefas #
- Acesse a tela de Controle de Tarefas com visualização em grid ou kanban.
- Filtre por status: pendentes, em andamento, finalizadas.
- Priorize as tarefas com prazos mais próximos ou com bloqueios apontados.
2. Verificar responsáveis e prazos #
- Confirme se os responsáveis estão cientes das tarefas em aberto.
- Ajuste prazos se houver necessidade justificada ou reatribua para evitar acúmulos.
- Use campos de prioridade e categoria para facilitar a organização.
3. Registrar observações e anexos #
- Atualize o andamento das tarefas com comentários objetivos.
- Anexe fotos, documentos ou comprovantes, quando aplicável.
- Evite registros vagos ou duplicados.
4. Encerrar tarefas com validação #
- Apenas conclua uma tarefa se ela foi realmente executada conforme o objetivo proposto.
- Use o campo de observação final para documentar a entrega.
5. Planejar ações preventivas #
- Utilize tarefas recorrentes para manutenções, inspeções e obrigações regulares.
- Crie lembretes semanais para ações estratégicas, como reuniões, revisões ou comunicados.
Cuidados #
- Evite deletar tarefas. Se estiverem obsoletas, registre o motivo e marque como canceladas.
- Não atribua tarefas genéricas. Toda tarefa deve ter título claro, responsável, prazo e objetivo.
- Não acumule tarefas não iniciadas. O ideal é que a semana comece com o painel limpo ou já redistribuído.
- Falta de acompanhamento gera efeito cascata. Pendências não monitoradas comprometem múltiplos setores.
Como influenciam outras telas #
| Tela/Função | Impacto |
|---|---|
| Painel de pendências | Exibe tarefas vencidas ou não iniciadas que impactam a operação. |
| Agenda de compromissos | Tarefas integradas à agenda auxiliam na organização das rotinas. |
| Ocorrências internas | Algumas tarefas são geradas a partir de ocorrências e precisam de resposta. |
| Relatórios operacionais | Relatórios exibem produtividade e histórico de execução. |
Exemplo de rotina semanal #
Toda segunda-feira, às 09h00
O síndico acessa a aba de tarefas:
- Revisa o que está pendente da semana anterior.
- Atualiza status de tarefas em andamento.
- Atribui novas tarefas para a semana conforme o cronograma de manutenção.
- Gera relatório interno para discussão na reunião de acompanhamento.