Visão geral #
O FyCondo permite que condomínios administrados por empresas terceirizadas mantenham controle interno, transparência operacional e autonomia documental. A plataforma oferece recursos de permissão, rastreabilidade e colaboração que viabilizam uma gestão compartilhada entre síndico, conselho e administradora externa.
Por que integrar uma administradora ao FyCondo? #
- Compartilhamento de dados e documentos em tempo real
- Eliminação de trocas manuais por e-mail/WhatsApp
- Acompanhamento do trabalho da administradora com registros auditáveis
- Continuidade na gestão mesmo em caso de troca da prestadora
- Centralização do histórico institucional e financeiro no sistema do condomínio
Etapas para uma integração segura #
1. Acordo de escopo #
Antes de conceder acesso, defina claramente:
- Quais rotinas a administradora vai executar no sistema
- Quais dados ela poderá visualizar, editar ou apenas consultar
- Quem será o responsável pelo suporte técnico e treinamentos
2. Cadastro e permissão de usuários #
- Cadastre usuários da administradora em Doc 1010 – Cadastro de usuários
- Crie perfis com permissões específicas (por módulo ou ação)
- Atribua os acessos mínimos necessários para a operação
3. Treinamento orientado à prática #
- Utilize os documentos da categoria “Comece Aqui” para nivelamento
- Treine os fluxos reais que a administradora executará, como:
- Financeiro: Doc 611 a 616
- Cadastros: Doc 520 a 560
- Documentos e tarefas: Doc 570, 652
- Comunicação com moradores: Doc 631, 632
4. Estabeleça pontos de controle #
- Solicite relatórios semanais ou mensais (Doc 821 a 824)
- Use a Consulta de Pendências (Docs 731 a 734) como rotina de verificação
- Ative alertas, e-mails e tarefas para reforçar os prazos e responsabilidades
5. Formalização do vínculo digital #
- Registre a entrega de acessos com termo de responsabilidade
- Vincule contratos e documentos à pasta digital do fornecedor (Doc 540)
- Registre reuniões e mudanças na ata digital de diretoria ou assembleia
Módulos ideais para uso da administradora #
| Módulo | Finalidade |
|---|---|
| Financeiro | Lançamentos, pagamentos e geração de relatórios |
| Cadastros | Atualização de moradores, unidades, prestadores |
| Documentos | Organização de contratos, atas e comprovantes |
| Comunicação | Notificações, multas e ocorrências internas |
| Relatórios | Visão consolidada da operação e histórico |
| Agenda/Tarefas | Execução de compromissos e rotinas operacionais |
Boas práticas de gestão compartilhada #
- Exija uso do sistema como fonte única da verdade. Evite planilhas paralelas.
- Utilize o campo “Responsável” e “Log de ações” para rastrear atividades.
- Realize reuniões periódicas com base em dados do FyCondo.
- Defina SLAs para cada tipo de solicitação ou atividade.
- Mantenha o síndico e o conselho com visão total sobre o que está sendo feito.
Cuidados importantes #
- Evite acessos genéricos ou compartilhamento de senhas.
- Não delegue toda a gestão ao prestador externo sem supervisão.
- Bloqueie acessos imediatamente em caso de substituição da administradora.
- Garanta que os dados gerados permaneçam sob controle do condomínio.
Impactos positivos para o condomínio #
Segurança jurídica e digital com histórico completo
Redução de ruídos na comunicação e retrabalhos
Maior profissionalização e transparência na gestão
Facilidade para auditorias internas e transição de gestões