O que é #
A assembleia é o momento institucional em que os moradores e a administração se reúnem para deliberar sobre temas relevantes da gestão condominial, incluindo aprovações, eleições, orçamento, regras internas e prestação de contas. No FyCondo, o processo é todo registrado, documentado e rastreável.
Etapas para organizar uma assembleia no FyCondo #
1. Planejamento prévio #
- Defina a pauta com base em pendências administrativas, solicitações dos moradores, vencimentos legais e recomendações do conselho.
- Consulte o histórico de assembleias anteriores (Doc 581) e pendências (Doc 734) para evitar repetição ou omissões.
- Alinhe datas possíveis com a diretoria e verifique feriados ou eventos do condomínio.
Dica: Use a tela de agendas e tarefas para distribuir responsabilidades e evitar atrasos.
2. Elaboração do edital #
- Acesse o módulo de assembleias > Cadastro (Doc 581) e registre:
- Data, hora e local (presencial, online ou híbrido)
- Pauta detalhada por item
- Convocação de suplentes ou órgãos específicos (se necessário)
Dica: Adicione anexos como modelos de orçamento, regulamentos ou propostas a serem votadas.
3. Envio de convites e notificações #
- Utilize o sistema de notificações (Doc 631) para convocar os moradores por e-mail e/ou WhatsApp.
- Gere PDF do edital e publique no painel de comunicados (se o condomínio tiver).
- Garanta que todos os condôminos com direito a voto tenham acesso ao conteúdo.
Dica: Use o relatório de e-mails enviados (Doc 720) para confirmar entrega.
4. Organização do ambiente e participantes #
- Se presencial, verifique local, cadeiras, microfone e lista de presença.
- Se online, disponibilize link com instruções de acesso e regras de conduta.
- Cadastre proprietários e moradores (Docs 511 e 520) corretamente para controle de votos e presença.
Dica: Marque previamente os inadimplentes e os que não têm direito a voto na assembleia específica.
5. Condução da assembleia #
- Registre os presentes com apoio da lista de unidades e moradores.
- Siga fielmente a pauta previamente divulgada.
- Faça a leitura de documentos e abra espaço para manifestações organizadas.
- Registre as decisões e votos no sistema durante a reunião ou imediatamente após.
Dica: Utilize o recurso de registro de ações e ocorrências (Doc 633) como apoio em deliberações polêmicas.
6. Elaboração da ata e arquivamento #
- Acesse o módulo de assembleias > Operações (Doc 582) para inserir a ata final.
- Vincule os anexos debatidos, fotos da reunião, folhas de assinatura (digitalizadas) e demais evidências.
- Defina o tipo de assembleia (ordinária, extraordinária, mista) e finalize o documento.
Dica: Gere a ata automaticamente para envio aos condôminos e arquivamento no módulo de documentos (Doc 570).
7. Divulgação dos resultados #
- Envie o conteúdo finalizado da ata a todos os condôminos por e-mail.
- Disponibilize também via consulta interna no sistema (caso ativo).
- Atualize as pautas pendentes conforme decisões aprovadas.
Boas práticas adicionais #
- Utilize modelos padronizados de ata e edital para agilidade e consistência.
- Agende a próxima assembleia com antecedência e já registre como compromisso (Doc 651) no sistema.
- Organize uma pré-reunião da diretoria/conselho para alinhar discursos e orientações de voto.
- Grave a assembleia (se possível) e anexe o link na ata.
- Evite pautas abertas ou vagas – delimite claramente o que será votado.
- Não permita a inclusão de itens novos no momento da assembleia sem previsão legal.
Telas e funcionalidades relacionadas #
| Tela / Módulo | Função estratégica |
|---|---|
| Doc 581 – Cadastro de assembleias | Registro e controle de assembleias futuras |
| Doc 582 – Operações de assembleias | Geração da ata, upload de arquivos e encerramento |
| Doc 631 – Emissão de notificações | Convocação de participantes e envio de lembretes |
| Doc 570 – Cadastro de documentos | Armazenamento das atas e arquivos auxiliares |
| Doc 651 – Agenda de compromissos | Planejamento e lembretes de assembleias |