O que é a transição da diretoria #
A transição da diretoria é o processo de passagem de responsabilidade administrativa, financeira e operacional entre a diretoria atual e a futura. Envolve a entrega de informações, documentos, acessos, registros e o alinhamento de prioridades, visando uma continuidade segura da gestão condominial.
Por que a transição é crítica #
- Garante continuidade das decisões e ações em andamento
- Evita perda de informações sensíveis
- Reduz conflitos entre gestões e moradores
- Melhora a confiança institucional no processo de governança
- Cumpre boas práticas de compliance, principalmente em condomínios com rotatividade anual de síndicos
Etapas recomendadas para uma transição organizada #
1. Planejamento antecipado #
- Inicie 30 dias antes do fim do mandato.
- Liste tudo que será transferido (documentos, senhas, tarefas abertas).
- Marque reunião formal de transição com data definida.
2. Atualização dos registros e históricos #
- Revise e finalize pendências no sistema FyCondo:
- Doc 633 – Ocorrências internas
- Doc 652 – Tarefas
- Doc 651 – Agendas
- Doc 610+ – Financeiro
- Doc 1430 – Histórico institucional
3. Entrega documental e digital #
- Gere e entregue:
- Relatório de fechamento financeiro (Doc 821)
- Lista de pendências abertas (Doc 734)
- Relatórios de documentos importantes (Doc 570)
- Backup da ata da assembleia de eleição (Doc 582)
4. Entrega de acessos e senhas #
- Atualize ou transfira os cadastros de usuários no Doc 1010 – Cadastro de usuários.
- Oriente sobre o uso de perfis e permissões de acesso.
- Registre a entrega formal em ata.
5. Alinhamento presencial ou virtual #
- Realize uma reunião de transição com:
- Diretoria atual e futura
- Prestador de assessoria (quando houver)
- Conselheiros ou moradores convidados
- Use apresentação com tópicos críticos: pendências, contratos em curso, datas-chave e avisos importantes
Documentos essenciais a serem entregues #
| Tipo | Exemplo |
|---|---|
| Atas | Assembleias, reuniões extraordinárias |
| Financeiros | Balancetes, comprovantes, previsões |
| Contratuais | Prestadores, fornecedores, locações |
| Regulatórios | Regulamento interno, convenção |
| Operacionais | Agendas de manutenção, tarefas abertas |
| Logs do sistema | Relatórios de uso e ações recentes |
Ações dentro do FyCondo que facilitam a transição #
| Recurso | Utilidade |
|---|---|
| Documentos (Doc 570) | Centralização de arquivos |
| Ocorrências (Doc 633) | Histórico de problemas e soluções |
| Logs (Doc 1105) | Rastreabilidade de ações por usuário |
| Tarefas (Doc 652) | Continuidade de atividades em aberto |
| Agendas (Doc 651) | Compromissos e rotinas ativas |
| Financeiro (Doc 610 a 616) | Situação financeira e orçamentos |
| Relatórios (Doc 821 a 824) | Visão gerencial de encerramento de ciclo |
Boas práticas #
- Formalize a transição por ata e assinatura digital ou física.
- Registre a entrega de acessos e documentos.
- Evite entregar pendências não mapeadas.
- Use o FyCondo como repositório único da gestão.
- Informe aos moradores sobre a nova diretoria com clareza e prazos.
Cuidados importantes #
- Nunca deixe dados sensíveis com ex-diretores após a posse da nova gestão.
- Cuidado com informações financeiras incompletas ou divergentes.
- Evite omitir conflitos ou problemas estruturais do condomínio.
- Bloqueie acessos de usuários que não continuarão na gestão.
Como a transição impacta o condomínio #
Uma transição mal feita pode causar:
- Perda de dados, documentos e continuidade de tarefas
- Atrasos em pagamentos e renovações contratuais
- Falta de confiança entre moradores e diretoria
- Prejuízos financeiros e legais
Já uma transição bem conduzida:
Prepara a nova diretoria para decisões estratégicas com base no histórico confiável
Estabelece uma gestão mais fluida e profissional
Garante segurança documental e financeira
Valoriza a imagem da gestão anterior