O que é um mandato condominial #
O mandato é o período oficial de gestão da diretoria eleita do condomínio, normalmente de 1 a 2 anos, durante o qual os gestores têm a responsabilidade de conduzir a administração, prestar contas, executar o orçamento aprovado e zelar pelas normas internas e bem-estar coletivo.
No FyCondo, o mandato pode ser documentado, estruturado e monitorado com recursos próprios para garantir continuidade, transparência e rastreabilidade das ações.
Etapas para estruturar um mandato no FyCondo #
1. Planejamento inicial (Transição e diagnóstico) #
- Acesse a ata de eleição no módulo de assembleias (Doc 582) para registrar o início do novo mandato.
- Consulte o histórico de gestões anteriores, documentos e atas arquivadas (Doc 570) para entender os contextos.
- Realize uma reunião de transição com a diretoria anterior para coleta de pendências, documentos e recomendações.
Dica: Use o módulo de documentos e tarefas para registrar tudo que for entregue e o que estiver em aberto.
2. Criação do plano de gestão #
- Defina metas anuais e semestrais: melhorias, reformas, revisões contratuais, eventos, revisões de regulamento.
- Formalize isso como um plano de trabalho com cronograma e responsáveis.
- Cadastre o plano como um documento oficial (Doc 570) e vincule metas às agendas e tarefas (Docs 651 e 652).
Dica: Utilize a estrutura de tarefas para acompanhar os desdobramentos em rotinas diárias, semanais e mensais.
3. Distribuição de papéis e delegações #
- Cadastre todos os membros da diretoria, conselho e comissões no módulo de colaboradores (Doc 590).
- Defina as permissões de acesso no módulo de usuários do sistema (Doc 1010) para garantir segurança e responsabilidade.
- Registre departamentos e seus responsáveis (Doc 230 – Parametrizações Gerais).
Dica: Vincule os papéis no sistema às autorizações específicas para aprovações e registros de movimentações.
4. Revisão das rotinas operacionais #
- Configure os ciclos de tarefas administrativas usando as rotinas práticas (Docs 311 a 343):
- Diárias (registro de ocorrências, resposta a pendências)
- Semanais (verificação de pagamentos, atualização de cadastros)
- Mensais (fechamento de movimentos, relatórios da diretoria)
- Especiais (assembleias, auditorias, eleições)
Dica: Documente e padronize as rotinas para facilitar a continuidade, mesmo em caso de afastamentos.
5. Fortalecimento da comunicação e transparência #
- Utilize os recursos de envio de notificações, e-mails e atas digitalizadas (Docs 631, 720 e 582).
- Crie canais formais de contato com os condôminos (e-mail institucional, mural digital, grupo de WhatsApp oficial).
- Estimule o uso de atas detalhadas, circulares e relatórios para manter a base informada.
Dica: Ative os registros de logs do sistema (Doc 1105) para garantir a rastreabilidade de cada ação feita pela diretoria.
6. Monitoramento e prestação de contas #
- Acompanhe indicadores financeiros com relatórios do módulo financeiro (Docs 821, 822).
- Registre decisões e justificativas em atas ou documentos vinculados.
- Organize uma agenda semestral de reuniões com o conselho para revisão de ações.
Dica: Agende auditorias internas ao fim de cada exercício para validar os registros e preparar a próxima eleição.
Boas práticas de gestão durante o mandato #
| Prática recomendada | Benefício |
|---|---|
| Criar um plano de gestão documentado | Direcionamento estratégico e clareza |
| Registrar tudo no sistema FyCondo | Transparência, rastreabilidade e memória institucional |
| Delegar funções com base em acessos reais | Segurança e controle |
| Estabelecer uma rotina semanal de alinhamento | Coesão entre os membros da diretoria |
| Usar assembleias intermediárias | Correção de rota e prestação de contas proativa |
Telas e módulos relacionados #
| Módulo / Tela | Finalidade estratégica |
|---|---|
| Doc 1010 – Cadastro de usuários | Controle de acesso e permissões |
| Doc 590 – Cadastro de colaboradores | Registro da equipe gestora |
| Doc 230 – Parametrizações gerais | Organização de departamentos e naturezas |
| Doc 570 – Documentos | Armazenamento de plano e atas |
| Doc 651/652 – Agendas e tarefas | Execução do plano de trabalho |
| Doc 1105 – Consulta de logs | Rastreabilidade de ações |