O que é #
Revisão periódica dos cadastros do sistema, incluindo moradores, unidades, pets, prestadores, fornecedores, documentos e colaboradores, visando garantir que todas as informações estejam atualizadas, completas e consistentes com a realidade do condomínio.
Para que serve #
- Corrigir divergências e lacunas de dados que impactam notificações, reservas, cobranças e relatórios.
- Refletir mudanças reais na ocupação das unidades (entradas, saídas, trocas de propriedade).
- Manter conformidade com a LGPD e o histórico de registros para auditoria.
- Assegurar o bom funcionamento de automações e relatórios do sistema.
Boas práticas para rotinas semanais #
1. Revisar movimentações de moradores #
- Acesse a área de controle de mudanças (entradas, saídas e trocas).
- Valide se houve novas ocupações ou desocupações não registradas.
- Confirme se houve atualização dos contatos (telefone, e-mail, permissões).
2. Verificar cadastros de pets #
- Confirme com os moradores se houve inclusão, remoção ou alteração de dados dos animais.
- Valide raça, porte e situação de vacinação (se aplicável nas regras do condomínio).
3. Atualizar dados de prestadores e fornecedores #
- Corrija dados de contato, banco e documentos.
- Remova duplicidades ou cadastros inativos.
- Valide se há prestadores com documentos vencidos (como alvarás ou certificados).
4. Confirmar dados das unidades #
- Revise a configuração da unidade (tipo, bloco, vaga, área útil, fração ideal).
- Confirme se as associações entre unidade e moradores/proprietários estão coerentes.
5. Verificar documentos e permissões #
- Garanta que os documentos anexados aos cadastros estejam legíveis e válidos.
- Atualize permissões de acesso no caso de mudanças de responsáveis ou trocas de gestão.
Cuidados #
- Evite editar diretamente cadastros sensíveis sem registro da mudança. Use os atalhos específicos de alteração para manter rastreabilidade.
- Cadastros incompletos impedem o uso de funções automáticas como notificações, convocações e relatórios.
- Não confie em dados antigos ou de memória. Sempre confirme com os responsáveis.
Como influenciam outras telas #
| Tela/Função | Impacto |
|---|---|
| Reservas e notificações | Dados desatualizados impedem o envio correto de avisos ou bloqueios. |
| Relatórios | Informações incorretas distorcem relatórios e análises operacionais. |
| Controle de acesso | Dados imprecisos afetam permissões e segurança interna. |
| Painel de pendências | Pode gerar alertas indevidos ou ocultar obrigações importantes. |
Exemplo de rotina semanal #
Toda quarta-feira, às 15h00
A administradora revisa cadastros modificados na semana anterior.
Verifica:
- Mudanças de moradores e atualiza as fichas de unidades.
- Validade dos documentos de prestadores ativos.
- Inclusão de novos pets informados via app ou portaria.
Registra observações relevantes e sinaliza pendências a resolver.