Agrupar as operações de compra no condomínio deve ser feito de forma a facilitar o controle financeiro, a prestação de contas e a análise orçamentária. A estrutura apresentada na imagem que você enviou (MANUTENCAO, REPOSICAO / TROCAS, MELHORIAS, INVESTIMENTO) é um excelente exemplo e segue as melhores práticas contábeis e de gestão.
O agrupamento deve diferenciar entre despesas ordinárias (recorrentes) e extraordinárias (pontuais, que impactam o fundo de reserva).
Categorização por Tipo de Operação/Finalidade
Você pode agrupar as compras em categorias principais que reflitam a natureza do gasto:
1. Despesas Operacionais e Manutenção (Ordinárias)
São os gastos do dia a dia, essenciais para o funcionamento normal do condomínio.
- Manutenção (como na imagem): Gastos com manutenção preventiva e corretiva de rotina (elevadores, bombas, jardim, piscina).
- Reposição / Trocas (como na imagem): Compra de itens de consumo ou substituição de pequenos equipamentos danificados (lâmpadas, material de limpeza, itens de escritório).
- Serviços Públicos: Contas de água, energia, gás, internet, telefone.
- Pessoal e Encargos: Salários, benefícios, INSS, FGTS dos funcionários.
2. Investimentos e Melhorias (Extraordinárias)
São gastos pontuais que agregam valor ao patrimônio do condomínio ou que não fazem parte da rotina. Estes gastos costumam ser custeados pelo Fundo de Reserva ou rateio extra.
- Investimento (como na imagem): Compra de novos equipamentos de alto valor e longa vida útil (ex: novas câmeras de segurança, instalação de gerador).
- Melhorias (como na imagem): Obras que trazem mais conforto, lazer ou valorização (ex: reforma do salão de festas, instalação de academia).
- Manutenção Extraordinária (como na imagem): Grandes reformas não previstas que não são de rotina (ex: troca de todo o telhado, repintura da fachada).
3. Agrupamento por Centro de Custo
Além do tipo de operação, um método muito eficaz é agrupar as despesas por centro de custo (local ou departamento que gerou o gasto). Isso ajuda a entender onde o dinheiro está sendo gasto fisicamente.
- Portaria (ex: compra de novo interfone)
- Garagem (ex: manutenção do portão automático)
- Áreas de Lazer (ex: produtos para piscina, manutenção de equipamentos de academia)
- Administrativo (ex: material de escritório, honorários da administradora)
A chave é garantir que cada compra seja classificada em apenas uma categoria principal e, se possível, em um centro de custo, para evitar duplicidade de informações e garantir a clareza da prestação de contas.
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